Reunião de Negócios Etiqueta Parte 2: O Facilitador

A Reunião de Negócios Etiqueta Parte 1 foi focada em como atender à reuniões de negócios do ponto de vista de um participante. Agora vamos passar para como ser o melhor líder possível numa reunião.

1. Assuma a liderança

Saiba como as reuniões são executadas.
Familiarize-se com as Regras de Ordem de Robert de como as fundações de reuniões são conduzidas. O quão próximo você vai optar por seguir estas regras, vai depender do nível de formalidade de sua reunião. (http://www.constitution.org/rror/portugues/ror.html).

A pessoa que organiza e conduz a reunião tem influência total sobre o fato de a reunião ser um sucesso. Se essa pessoa é você, então deve tomar o controle e gerenciar todos os detalhes, incluindo a forma como a reunião é executada, tom e ritmo, que tópicos serão discutidos, como os participantes se comportam, e que resultados são esperados até o final da reunião. Você também será o responsável pelo acompanhamento dos resultados.

2. Agende a data e hora

Com a maior antecedência possível, informe a todos que você os está convidando para esta reunião. Especifique data, hora, local e propósitos da mesma. Peça aos participantes que respondam dentro de alguns dias suas disponibilidades. Faça isso com bastante antecedência, para que tenham flexibilidade de escolher datas alternativas, caso a maioria não possa comparecer numa determinada data.

Inicialmente, envie um e-mail para todos que você quer que participe, listando pelo menos três datas e horários diferentes. Peça a todos para que respondam com todas as datas e horários que têm disponíveis para participar, e a data e hora mais solicitada pela maioria será a escolhida.

Para evitar e-mails extras irritantes, peça às pessoas para que respondam apenas a você ou à única pessoa designada, não para todo o grupo, ou envie-o para si mesmo e use a caixa “Cco”, e em seguida liste os nomes de todos no corpo do e-mail, que as pessoas vão saber quem está convidado. Este método garante que ninguém envie outros e-mails “Para Todos”.

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3. Crie uma agenda

Envie uma agenda o mais rapidamente possível para ganhar tempo e aprovação de todos. Se uma pessoa precisa de mais tempo na agenda, eles podem pedir para adicioná-lo com antecedência, uma vez que o excesso horas extras discutindo assuntos que não estavam programados não será aceitável.

Tente não cobrir muitos tópicos numa única reunião. Uma breve reunião de uma hora ou menos, será sempre o alvo mais produtivo e muito melhor que reuniões de duas ou mais horas, em que muitos tópicos são discutidos.

4. Faça as suas observações de abertura

Você apresenta as pessoas, ou deixe que se apresentem elas mesmas e logo em seguida acrescente o porquê de tê-las convidado a participar desta reunião, e sua perspectiva com relação a suas contribuições, que para você, serão muito úteis, a finalidade da reunião, e os resultados que você espera alcançar até o final desta.

Reveja as diretrizes para a conduta adequada na reunião, como levantar as mãos para falr e furar o tempo de programação da agenda. Faça um último lembrete sobre os telefones celulares e outros dispositivos eletrônicos, que devem estar desligados, e por isso todos vão dar sua total atenção à reunião.

Pergunte se alguém tem que sair da reunião mais cedo, ou está esperando alguma ligação importante. Se ninguém responder, você provavelmente terá um grupo totalmente atento.

Também pegunte se alguém tem algum tópico de última hora para adicionar ao final da ordem do dia, ou se alguém tem alguma dúvida antes de começar.

5. Mantenha a reunião fluindo

Ao longo da reunião, mova-se junto com a agenda, chamando a atenção para cada número de página ou item da agenda que você está prestes a discutir. Seja claro em sua introdução de cada seção, para que todos saibam se o próximo momento será interativo, ou um tempo para apenas ouvir. Seu objetivo principal é dirigir o encontro para resultados constantes e positivos.

Quando você notar que certos participantes não estão contribuindo, solicite seus comentários, chamando-o pelo nome, como “John, nós não ouvimos sua opinião sobre isso, o que você acha?” Não permita que alguns indivíduos monopolizem todas as discussões.

6. Não deixe a reunião sair do controle

Desentendimentos e discussões podem ser saudáveis para permitir que os participantes expoiam suas opiniões. No entanto, certifique-se de que todos os comentários são direcionados a você, a diretoria (cabeça), da reunião, e não à pessoa do outro lado da mesa, ou argumentador. Se as discussões ficarem feias, intervenha e retome o controle da reunião para seguir em frente.

7. Terminar a reunião com uma nota positiva

Tire um tempo para recapitular as discussões da reunião, revendo todos os tópicos discutidos, ações futuras e próximos passos, com os nomes específicos associados, e lembretes de todas as datas de vencimentos das ações. Finalmente, agradeça a todos pela participação.

8. Acompanhamento prontamente

Imediatamente após a reunião, no mesmo dia, envie aos participantes um rápido e-mail de agradecimento por suas participações na reunião. Mantenha uma mensagem breve e positiva.
Em um e-mail separado, recapitule tudo o que aconteceu na reunião, e o que se espera de cada pessoa nos dias e semanas vindouros. O envio deste e-mail de recapitularização vai servir a quatro propósitos: àqueles que estavam ausentes, para que possam entender o que aconteeu; para saber se alguém tirou alguns minutos de seu dia para revisitar os tópicos; para que você tenha um registro do que aconteceu; e para servir como ordem de chamada aos indivíduos que têm atribuições antes da próxima reunião. Sem uma lista de coisas a fazer, todos nós esquecemos pendências.

Envie esta repescagem dentro de uma semana após a reunião, enquanto suas notas e mente ainda estão frescas. Quanto mais você esperar, maior a chance de você esquecer detalhes. Marque seu calendário com todas as datas de vencimentos das tarefas e datas de entrega de cada indivíduo, para garantir o progresso.

Boa sorte em sua próxima reunião!

Anthony Oladipo

Fundador da escola E and A Language Services, Anthony Oladipo nasceu em Chicago, Illinois, Estados Unidos da América. Formado em Finanças pela Universidade de Trinity College em Illinois e com mestrado em economia pela Universidade de Yale. Possui mais de 30 anos de experiência empresarial nas áreas de Gestão e Administração no setor de Investimentos Bancários, detendo posições como Assistente Vice-Presidente e Gerente Regional de Vendas para TCF National Bank em Chicago, Illinois. Anteriormente atuou em uma Unidade de Investimento da Trust Trader na Van Kampen/Morgan Stanley, entre várias outras empresas do ramo de investimentos.

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